Werknemer wil personeelsdossier inzien: AVG-recht
Werknemers hebben op grond van de AVG het recht om hun persoonsgegevens in te zien. Werkgevers krijgen meer en meer te maken met werknemers die zo’n inzageverzoek doen. Moet u hieraan meewerken en wat moet u dan laten zien?
Regels bij aanleggen dossier
Juist, nauwkeurig, beperkt en beveiligd. Bij het aanleggen van een personeelsdossier bent u verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens. U mag niet meer vastleggen dan nodig is en u moet uw werknemers informeren welke gegevens u waarvoor verzamelt, bijv. in een privacyverklaring voor werknemers. Zorg ervoor dat de gegevens passend beveiligd zijn en alleen toegankelijk voor medewerkers die daar vanwege hun werkzaamheden bij moeten kunnen.
Inzien van gegevens
Recht van werknemer. Werknemers hebben het recht om hun gegevens in te zien. Dat geldt in principe voor het gehele personeelsdossier. In het personeelsdossier mag u onder meer opnemen welke klachten en waarschuwingen er zijn geweest, hoe vaak de medewerker afwezig was, de verslagen van functioneringsgesprekken, een kopie ID-bewijs, het BSN en uw persoonlijke werkaantekeningen.
Moet de werknemer alles inzien?
Op grond van de AVG kan een werknemer een inzageverzoek doen. U mag zo’n verzoek alleen maar weigeren als het verzoek buitensporig is of al meerdere keren is gedaan. Ook als het op andere in de AVG aangegeven gronden aankomt, mag u weigeren, bijv. als het noodzakelijk is om strafbare feiten te voorkomen of op te sporen, de rechten en vrijheden van anderen te beschermen of wanneer het noodzakelijk is voor de openbare veiligheid. U mag ook gedeeltelijk weigeren, bijv. omdat in het dossier ook informatie van een andere medewerker staat. In dat geval moet u deze gedeeltes onleesbaar maken of weglaten.
Mag de werknemer alles inzien?
Niet de aantekeningen. Een medewerker heeft niet het recht om uw interne gedachtes of van anderen in uw bedrijf over hem te zien. De werknemer heeft bijv. geen recht op inzage in de notities van een vergadering over een oplossing van een arbeidsconflict. Let op. De werknemer heeft wel recht op inzage in een officieel verslag.
Binnen welke termijn?
Onverwijld binnen een maand. Als u zo’n verzoek binnenkrijgt, moet u daar onverwijld en in ieder geval binnen één maand aan voldoen. U moet er dus voor zorgen dat uw medewerker voor deze tijd alles krijgt. U mag deze termijn verlengen met twee maanden als het verzoek complex is of als u een groot aantal verzoeken binnenkrijgt. U moet zo’n verlenging binnen de eerste maand aangeven. Tip. Zorg dat uw personeelsdossiers op orde zijn, zodat u deze direct kunt verstrekken.
Verzoek tot aanpassen of verwijderen
Staan er onjuistheden in het personeelsdossier of heeft u meer opgeslagen dan mocht, dan heeft de medewerker het recht om bij u een verzoek in te dienen om de onjuiste gegevens aan te passen en de te veel bewaarde gegevens te verwijderen.